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Le bureau exécutif de l'Association des Membres d'Ipernity (IMA) est composé de cinq titulaires de mandat selon les statuts. Ces titulaires de mandat sont élus pour un mandat de deux ans. L'élection est effectuée lors de l'Assemblée générale d'Ipernity (IGA) à la majorité simple des membres présents.
Chaque membre du conseil d'administration doit s'identifier auprès des autres membres du conseil d'administration en indiquant son nom et son adresse complets, y compris ses numéros de téléphone et son adresse électronique. Les nouveaux candidats au conseil d'administration doivent s'identifier auprès du conseil d'administration actuel en indiquant leurs nom et adresse complets, y compris les numéros de téléphone et l'adresse électronique.
Le Conseil d'administration est responsable de la stratégie générale et de la gestion de l'Association. Il peut déléguer la responsabilité des opérations quotidiennes ou des activités et projets limités aux membres du Conseil consultatif ou aux membres engagés de l'Association, selon les besoins.
Le Conseil ne reçoit aucune rémunération pour ses activités.
Le nombre de membres du conseil d'administration, leur désignation et la répartition des responsabilités peuvent être modifiés par un amendement des statuts. Les amendements aux statuts doivent être adoptés par résolution de l'assemblée générale. La liste suivante contient la composition actuelle et la répartition des tâches au 12 février 2021.
▶️ Les conditions préalables nécessaires sont énumérées en
▶️ Les tâches urgentes sont soulignées et signalées par le symbole ⚠️ .
1. Le Président
● Pleinement capable de conclure des transactions juridiques et autorisé à signer
● Légitimation auprès des autorités et inscription au registre officiel
● Légitimation avec Paypal et la banque commerciale de l'IMA
● Représentant officiel de l'association en public
● Accès à la base de données ipernity
● Accès en ligne à la banque + PayPal (authentification à deux facteurs)
● Détermination de la stratégie en consultation avec l'ensemble du conseil d'administration et les conseillers
● Désignation des conseillers
● Contacts avec les autorités
● Autorité suprême dans l'arbitrage des conflits internes
● Convocation de l'assemblée générale annuelle IGA
● Préparation et publication en temps utile de l'ordre du jour de l'IGA
● Préparation et présentation du rapport d'activité annuel
● Convoquer les réunions régulières du conseil d'administration
● Préparation de l'ordre du jour et des projets de résolution pour les réunions du Conseil d'administration
● Présider les réunions régulières du conseil d'administration
● Clarification des questions relatives aux décisions avant toutes les réunions avec les autres membres du conseil d'administration et les conseillers.
● Avertir les membres en cas de violation grave des conditions d'utilisation (violation des droits d'auteur, discours de haine, pornographie, etc.)
● Blocage des comptes des membres en cas de violations répétées malgré les avertissements
● Suivi régulier des activités du trésorier
En cas de déménagement du siège ou de refondation :
● Coordination de toutes les mesures officielles nécessaires
2. Le Vice-président
● Représentant officiel du président vis-àvis les autorités, les banques, les partenaires commerciaux
● Représentant officiel du président en public
● Autorisé à signer au nom du président et juridiquement compétent
● Tenue de la liste de tous les membres du club indépendamment du système
● Statistiques et prévisions régulières sur l'évolution du nombre de membres
● Officiellement accueillir les nouveaux membres dans leur livre d'or et par info-mail ⚠️
● Contacter les membres qui veulent quitter ipernity
● Production et publication du bimensuel Club News ⚠️
● Répondre aux demandes de renseignements généraux des membres (billets) ⚠️
● Traitement des plaintes ⚠️
● Entretenir des relations avec les médias
● Sélectionner et finaliser des images attrayantes pour la page d'accueil
● Création et diffusion de communiqués de presse
● Coordination de toutes les activités de promotion
● Coordination de la publicité payante pour l'ipernité avec les supports publicitaires appropriés
3. Le Trésorier ou Directeur Financier
● Autorisé à signer vis-à-vis des banques et des partenaires commerciaux
● Légitimation et inscription au registre officiel
● Banque d'accès en ligne + PayPal (authentification à deux facteurs)
● Accès à la console AWS requis
● Connaissance de base d'Excel pour la maintenance des feuilles de calcul existantes
● Préparation du budget annuel (sous réserve de l'approbation du conseil d'administration)
● Suivi régulier et en temps utile du budget pour détecter les écarts
● Informations ad hoc du conseil d'administration en cas d'irrégularités majeures
● Préparation de rapports trimestriels pour le conseil d'administration
● Préparation du rapport financier annuel avec explication des transactions commerciales particulières
● Préparation et mise à jour permanente de la prévision à moyen terme (5 ans)
● Vérification du compte bancaire tous les jours ouvrables ⚠️
● Assurer une liquidité suffisante pour payer les factures périodiques ⚠️
● Paiement des factures apériodiques ⚠️
● Approbation manuelle des renouvellements d'abonnement par virement bancaire
● Surveillance régulière et opportune du compte PayPal
● Transfert régulier des excédents de PayPal sur le compte bancaire
● Placement à intérêt fixe de l'excédent de liquidités
● Mise à jour régulière et opportune du livre de caisse
● Mise à jour régulière et opportune de la liste des abonnements pluriannuels
● Examen mensuel des factures entrantes pour vérifier leur exactitude
● Optimisation économique de l'agglomération des serveurs AWS (instances réservées, types de serveurs appropriés)
4. Le Directeur Technique
● Accès à la base de données ipernity
● Accès à la console AWS requis
● Connaissances et compétences de base en HTML, PHP, CSS, mySQL et Javascript
● Des connaissances et des compétences en matière de TI au-delà de ce seuil sont souhaitables
● Contrôle permanent des messages d'erreur générés par le système (Nagios, AWS Cloudwatch, Google Suite, comptes de courrier de l'administration) ⚠️
● Correction des dysfonctionnements signalés ou détectés (bugs)
● Adaptation du logiciel ipernity existant à toute mise à jour du logiciel d'exploitation utilisé, adaptation à l'évolution des interfaces
● Révision trimestrielle des images de la première page
● Adaptation de l'interface utilisateur à l'évolution des besoins et/ou des souhaits des utilisateurs
● Interrogations ciblées de la base de données au cas par cas pour aider les collègues de première ligne dans leur travail
● Optimisation technique de l'agglomération des serveurs AWS (sécurité, performance)
● Optimisation technique du stockage des données S3 (étagement intelligent)
● Personne de contact pour les prestataires de services TI qui doivent être appelés au cas par cas pour résoudre des problèmes difficiles
En cas de migration ou de reprogrammation de logiciels
● Gestion technique du projet
5. Le Secrétaire
● Maintenance, distribution et archivage des dossiers de l'Association
● Suppression du spam
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Deux auditeurs
● Les auditeurs ne sont pas liés par des instructions
● Les auditeurs ne doivent pas nécessairement être membres de l'ipernité
● Les auditeurs ne doivent pas être liés ou autrement connectés les uns aux autres
● Prenant note des rapports trimestriels
● Droit d'examiner les rapports trimestriels et droit de demander des éclaircissements sur toute question
● Obligation d'examiner les états financiers annuels et le rapport financier annuel et droit à la clarification de toutes les questions
● Confirmation de l'exactitude des états financiers annuels et du rapport financier annuel lors de l'assemblée générale des membres
Délégué à la protection des données
L'IMA n'est pas obligée par la loi de nommer un responsable de la protection des données. Néanmoins, le conseil d'administration considère que la nomination est raisonnable et utile.
● Contrôle du traitement des données pour la conformité avec l'EU-DSGVO
● Contrôle du traitement correct des données personnelles lors de l'inscription à l'assemblée générale
● Contact pour les membres et les autorités en ce qui concerne les demandes légalement autorisées
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